Bị Sếp Giao Tìm Tour MICE & VVIP? Cẩm Nang Thực Chiến Cho Dân Công Sở

“Em tìm giúp anh/chị một chương trình MICE cho công ty nhé. Phải đẹp, dịch vụ tốt, có trải nghiệm mới, nếu đi nước ngoài thì lo luôn visa và mọi thứ.”

Nếu từng nhận câu này từ sếp hoặc Ban Giám đốc, chắc bạn hiểu cảm giác vừa vui vừa… áp lực. 😅

Tìm một chuyến đi cho vài người đã khó. Tổ chức du lịch MICE cho doanh nghiệp vài chục đến vài trăm người lại là câu chuyện hoàn toàn khác.

Không chỉ cần chọn điểm đến đẹp. Bạn còn phải cân đối ngân sách, lịch trình, khách sạn, vé máy bay, Team Building, Gala Dinner, ăn uống, visa, trải nghiệm cho lãnh đạo và cả những tình huống phát sinh.

Vậy trước khi gửi phương án cho sếp, người phụ trách nên hỏi đơn vị tổ chức những gì?

1. Tour MICE có gì khác với một tour du lịch thông thường?

Đây là câu hỏi đầu tiên cần làm rõ.

Một chương trình MICE doanh nghiệp không đơn giản là đưa cả đoàn đến một thành phố, tham quan vài điểm rồi về.

MICE thường kết hợp nhiều mục tiêu trong cùng một hành trình:

Hội nghị hoặc cuộc họp nội bộ.
Team Building.
Gala Dinner.
Nghỉ dưỡng.
Giao lưu giữa các phòng ban.
Chăm sóc khách hàng, đối tác.
Hoạt động kết nối và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp.

Vì vậy, hãy hỏi đơn vị lữ hành:

“Anh/chị có thiết kế chương trình riêng theo mục tiêu của công ty hay chỉ sử dụng lịch trình có sẵn?”

Một chương trình tốt nên bắt đầu từ mục tiêu của doanh nghiệp, sau đó mới chọn điểm đến và xây dựng lịch trình.

2. Có thể thiết kế trải nghiệm khác với tour thông thường không?

Đây là phần nhiều người phụ trách MICE quan tâm nhất.

Sau một năm làm việc, có lẽ không ai muốn cả công ty đi hàng nghìn kilomet chỉ để… lên xe, xuống xe, tham quan và ăn uống theo lịch trình quen thuộc.

Tùy điểm đến, chương trình có thể được thiết kế thêm những trải nghiệm như:

Glamping giữa thiên nhiên.
Chèo SUP hoặc hoạt động trên biển.
Private Cocktail Night.
Tiệc tối bên bờ biển.
Du thuyền riêng.
Trải nghiệm ẩm thực địa phương.
Workshop hoặc hoạt động kết nối đội nhóm.
Team Building theo concept riêng của doanh nghiệp.

Điểm quan trọng là hoạt động phải phù hợp với người tham gia.

Không phải chương trình càng nhiều hoạt động thì càng hay.

Một đoàn có nhiều nhân sự lớn tuổi sẽ cần cách thiết kế khác với một công ty có đội ngũ trẻ. Đoàn khách hàng, đối tác cũng cần một cách tổ chức khác với chương trình dành cho nhân viên.

3. Tour VVIP thực sự khác biệt ở đâu?

“VVIP” không nên chỉ là một cái tên đặt trên bảng báo giá.

Với lãnh đạo, khách hàng lớn hoặc đối tác chiến lược, điều họ quan tâm thường là sự thuận tiện, riêng tư và cách phục vụ.

Doanh nghiệp có thể trao đổi trước với đơn vị tổ chức về:

Phòng nghỉ tiêu chuẩn cao hoặc villa riêng.
Xe riêng cho lãnh đạo và khách mời.
Khu vực ăn uống riêng.
Không gian họp riêng tư.
Du thuyền hoặc trải nghiệm riêng theo chương trình.
Dịch vụ hỗ trợ tại sân bay nếu phù hợp.
Lịch trình linh hoạt hơn so với đoàn chung.

Một chương trình VVIP tốt không nhất thiết phải “phô trương”.

Đôi khi, sự khác biệt lại nằm ở những chi tiết rất nhỏ: đúng giờ, ít chờ đợi, không phải xếp hàng, không bị ép theo lịch trình và luôn có người chủ động hỗ trợ khi cần.

4. Nếu đi nước ngoài, ai lo phần visa?

Đây là phần mà người phụ trách chương trình MICE thường “đau đầu” nhất.

Một đoàn vài chục người đã có rất nhiều giấy tờ. Nếu số lượng lên đến hàng trăm người, việc thu thập hồ sơ, kiểm tra thông tin và theo dõi tiến độ có thể trở thành một công việc riêng.

Trước khi lựa chọn đơn vị tổ chức, nên hỏi rõ:

Đơn vị có hỗ trợ visa cho cả đoàn không?

Ai là người kiểm tra hồ sơ từng thành viên?

Nếu hồ sơ cần bổ sung thì ai theo dõi?

Nếu có trường hợp không thể tham gia thì phương án xử lý thế nào?

Đặc biệt với các chương trình MICE quốc tế, nên có kế hoạch dự phòng từ sớm thay vì chờ đến gần ngày khởi hành mới xử lý.

5. Lịch trình có đủ thời gian làm việc và nghỉ ngơi?

Một lỗi khá phổ biến khi xây dựng tour doanh nghiệp là cố đưa quá nhiều hoạt động vào một chuyến đi.

Sáng họp.

Trưa di chuyển.

Chiều Team Building.

Tối Gala.

Ngày hôm sau tiếp tục tham quan từ sáng sớm.

Cuối chuyến đi, mọi người nhớ nhất có khi lại là… cảm giác thiếu ngủ. 😅

Một chương trình MICE hợp lý cần có sự cân bằng giữa công việc – trải nghiệm – nghỉ ngơi.

Đặc biệt với đoàn đông, nên tính đến:

Thời gian di chuyển thực tế.
Thời gian check-in/check-out.
Khoảng nghỉ giữa các hoạt động.
Nhu cầu riêng của từng nhóm khách.
Thời gian tự do khám phá.
Phương án khi thời tiết thay đổi.

Đi chơi cũng cần có khoảng thở.

6. Ăn uống và những yêu cầu riêng của đoàn thì sao?

Đây là một chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm.

Trước khi chốt thực đơn, người phụ trách nên khảo sát những trường hợp đặc biệt:

Dị ứng thực phẩm.
Ăn chay.
Hạn chế một số loại thực phẩm.
Trẻ em hoặc người lớn tuổi.
Yêu cầu riêng của lãnh đạo, khách mời.

Với các chương trình VVIP, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc fine dining, private dining hoặc những trải nghiệm ẩm thực đặc trưng tại điểm đến thay vì chỉ sử dụng thực đơn đoàn thông thường.

7. Báo giá phải rõ để dễ trình sếp

Đây có lẽ là phần quan trọng nhất với người đứng giữa sếp – phòng Kế toán – phòng Nhân sự – đơn vị tổ chức.

Một báo giá MICE nên thể hiện rõ từng nhóm chi phí:

Vé máy bay + khách sạn + ăn uống + xe vận chuyển + hội nghị + Team Building + Gala Dinner + visa + các dịch vụ riêng cho khách VVIP + những khoản phát sinh nếu có.

Đừng chỉ nhìn vào con số cuối cùng.

Hãy hỏi:

“Chi phí này đã bao gồm những gì và chưa bao gồm những gì?”

Một báo giá càng rõ ràng thì người phụ trách càng dễ giải trình và doanh nghiệp càng chủ động trong việc kiểm soát ngân sách.

8. Sau chuyến đi, doanh nghiệp có thể sử dụng hình ảnh như thế nào?

Đây là phần ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Một chương trình MICE không chỉ kết thúc khi đoàn trở về.

Hình ảnh Team Building, Gala Dinner, hội nghị, gặp gỡ đối tác hay những khoảnh khắc tại điểm đến có thể trở thành tư liệu truyền thông nội bộ và thương hiệu.

Do đó, ngay từ đầu có thể trao đổi với đơn vị tổ chức về:

Chụp ảnh đoàn.
Quay video.
Nội dung recap.
Hình ảnh hoạt động Team Building.
Hình ảnh Gala Dinner.
Nội dung truyền thông sau chương trình.

Một chuyến đi được tổ chức tốt có thể để lại nhiều hơn những tấm ảnh đẹp.

Nó tạo ra câu chuyện để doanh nghiệp tiếp tục kể sau khi hành trình kết thúc.

Cùng Đi Du Lịch: Không chỉ tìm điểm đến, mà thiết kế cả hành trình

Tại Cùng Đi Du Lịch, chúng tôi hiểu rằng người được giao tổ chức chuyến đi cho công ty thường không chỉ cần một bảng giá.

Họ cần một phương án có thể trình sếp, dễ triển khai và hạn chế những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Vì vậy, chương trình MICE đoàn riêng, Team Building, Gala Dinner và Tour VVIP được xây dựng dựa trên quy mô đoàn, ngân sách, mục tiêu và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.

Từ điểm đến – khách sạn – vé máy bay – lịch trình – hoạt động – Gala Dinner – dịch vụ VVIP – visa – đến điều hành đoàn, mọi hạng mục đều được trao đổi và lên phương án trước khi triển khai.