Một người có thể trao đổi công việc với đồng nghiệp mỗi ngày mà vẫn chưa biết người ấy ngoài những dòng tin nhắn.
Họ cùng xử lý dự án, cùng có mặt trong cuộc họp trực tuyến, nhưng câu chuyện thường dừng ở tiến độ và thời hạn. Đến khi gặp nhau trong một chuyến đi, mới có dịp ngồi ăn chậm hơn, hỏi thăm lâu hơn và hiểu thêm người vẫn phối hợp với mình bấy lâu.
Trong bối cảnh công việc gắn nhiều với màn hình và công cụ AI, những khoảng thời gian gặp gỡ ấy đáng được doanh nghiệp chủ động sắp xếp.
Du lịch MICE kết hợp hành trình du lịch với các hoạt động như hội họp, khen thưởng, hội nghị hoặc sự kiện doanh nghiệp. Với mục tiêu chăm sóc và kết nối nhân sự, chương trình cần cân bằng giữa hoạt động chung, trải nghiệm và thời gian nghỉ.
Dưới đây là 7 lý do để cân nhắc một chuyến đi như vậy.
1. Tạo cơ hội kết nối lại sau thời gian làm việc qua màn hình
Một nghiên cứu công bố năm 2021, sử dụng dữ liệu của hơn 61.000 nhân viên Microsoft tại Mỹ trong nửa đầu năm 2020, ghi nhận rằng làm việc từ xa toàn công ty khiến mạng lưới cộng tác trở nên phân mảnh hơn giữa các nhóm. Kết quả thuộc bối cảnh nghiên cứu cụ thể, không đại diện cho mọi doanh nghiệp. Xem nghiên cứu trên Nature Human Behaviour.
Đây là một lý do để doanh nghiệp xem lại cơ hội gặp gỡ giữa các bộ phận.
Trong chuyến đi, có thể bắt đầu bằng những việc đơn giản: sắp xếp bàn ăn xen kẽ phòng ban, chia nhóm trải nghiệm nhỏ và dành thời gian trò chuyện tự do.
2. Cho nhân viên một khoảng nghỉ thực sự
Lịch trình bắt đầu từ sáng sớm, nối tiếp bằng trò chơi, họp và gala đến khuya có thể khiến người tham gia trở về mệt hơn.
Nếu mục tiêu là nghỉ ngơi, chương trình cần thể hiện điều đó: di chuyển vừa phải, có thời gian riêng và cho phép lựa chọn hoạt động phù hợp sức khỏe.
Có người thích vận động. Có người chỉ muốn đi dạo hoặc ngồi bên biển. Một chuyến đi chu đáo cần chỗ cho những nhu cầu khác nhau ấy.
3. Biến lời cảm ơn thành sự quan tâm cụ thể
Thông báo tổ chức du lịch có thể tạo sự háo hức, nhất là sau một giai đoạn cả đội cùng nỗ lực.
Tuy nhiên, cảm giác được trân trọng còn đến từ những chi tiết nhỏ: bữa ăn phù hợp người ăn chay, giờ khởi hành có cân nhắc hoàn cảnh nhân viên, hay sự hỗ trợ dành cho người có hạn chế vận động.
Những quyết định ấy giúp lời “cảm ơn mọi người” trở nên rõ ràng và dễ cảm nhận hơn.
4. Tạo điều kiện phối hợp giữa những người ít làm việc cùng nhau
Ở văn phòng, nhân viên thường gặp nhóm quen thuộc. Chuyến đi có thể mở rộng vòng giao tiếp đó.
Một hoạt động cùng nấu món địa phương hoặc giải nhiệm vụ theo nhóm tạo cơ hội để mọi người phân công, lắng nghe và hỗ trợ nhau trong hoàn cảnh mới.
Người ít phát biểu trong cuộc họp có thể rất khéo tổ chức. Người thường được biết đến qua báo cáo có thể là người giúp cả nhóm giữ bình tĩnh.
Hãy chọn hoạt động có nhiều cách đóng góp để ai cũng tìm được vai trò phù hợp.
5. Đưa văn hóa doanh nghiệp vào những việc có thể nhìn thấy
Nếu công ty đề cao sự tôn trọng, chương trình cần tôn trọng cả người không muốn lên sân khấu.
Nếu coi trọng hợp tác, trò chơi nên khuyến khích cùng giải quyết vấn đề. Nếu nói về trách nhiệm, cách sử dụng không gian chung và ứng xử với cộng đồng địa phương cũng cần được chú ý.
Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện qua cách cả đoàn đối xử với nhau suốt hành trình. Một sự quan tâm đúng lúc có thể khiến nhân viên nhớ lâu hơn bài phát biểu trong đêm gala.
6. Tạo một kỷ niệm chung đáng mong đợi
Một thông báo bất ngờ về chuyến đi có thể đem lại niềm vui. Nhưng điểm đến đắt tiền chưa chắc phù hợp với tất cả mọi người.
Đôi khi, điều cả đội mong chờ là một bữa tối thong thả, một buổi trải nghiệm nghề địa phương hoặc dịp gặp những đồng nghiệp ở chi nhánh khác.
Doanh nghiệp nên khảo sát ngắn trước khi chốt chương trình: mọi người muốn nghỉ dưỡng hay khám phá, có thể đi bao lâu, cần hỗ trợ gì?
Nhờ vậy, sự bất ngờ nằm ở trải nghiệm được chuẩn bị, còn việc sắp xếp cuộc sống vẫn có đủ thời gian.
7. Chủ động cân đối ngân sách cho trải nghiệm phù hợp
Tour công ty không mặc nhiên rẻ hơn; đoàn ít người cũng không tự động được chăm sóc tốt hơn. Chi phí và chất lượng phụ thuộc thời điểm, lịch trình, tiêu chuẩn dịch vụ cùng cách vận hành.
Tuy vậy, khi chủ động được ngày đi và yêu cầu, doanh nghiệp có thêm phương án để so sánh: điểm đến gần hơn, ít lần đổi khách sạn hơn hoặc ít hoạt động nhưng chuẩn bị kỹ hơn.
Khi xem báo giá, cần đối chiếu cùng hạng mục, gồm bữa ăn, vận chuyển, thiết bị sự kiện, bảo hiểm và điều kiện thay đổi. Một mức giá rõ ràng giúp người tổ chức tránh khó xử về sau.
Tổ chức thế nào để chuyến đi có ích sau ngày trở về?
Trước khi chọn điểm đến, hãy thống nhất một mục tiêu chính: nghỉ ngơi sau mùa cao điểm, kết nối các chi nhánh hay ghi nhận một cột mốc.
Từ mục tiêu đó, doanh nghiệp có thể:
- Khảo sát mong muốn, sức khỏe và khả năng tham gia của nhân viên.
- Thiết kế lịch trình có thời gian nghỉ và phương án khi thời tiết thay đổi.
- Chọn hoạt động chung phù hợp, có lựa chọn thay thế.
- Lấy phản hồi sau chuyến đi và tiếp tục tạo cơ hội giao tiếp giữa các nhóm.
Một chuyến du lịch có thể mở đầu cuộc trò chuyện. Sự gắn kết cần được nuôi tiếp trong cách mọi người làm việc với nhau.
Lên kế hoạch cùng Cùng Đi Du Lịch – Let Me Travel
Cùng Đi Du Lịch – Let Me Travel có thông tin về Du lịch MICE dành cho doanh nghiệp. Khi trao đổi chương trình, hãy chuẩn bị số lượng người, thời gian, ngân sách dự kiến và điều doanh nghiệp muốn nhân viên nhận được sau chuyến đi.
Với hành trình quốc tế, nên trao đổi sớm về dịch vụ visa để tính thời gian chuẩn bị hồ sơ. Nếu đang cân nhắc tour VVIP cho nhóm lãnh đạo hoặc khách mời, hãy làm rõ yêu cầu về sự riêng tư, lưu trú và lịch trình ngay từ đầu.
Một chuyến đi đáng nhớ có thể bắt đầu rất giản dị: mọi người có đủ thời gian ngồi xuống, nói chuyện và biết thêm về nhau ngoài công việc.
Câu hỏi thường gặp về du lịch MICE cho nhân viên
Du lịch MICE là gì?
MICE là viết tắt của Meetings, Incentives, Conferences và Exhibitions, thường được hiểu là du lịch kết hợp hội họp, khen thưởng, hội nghị và triển lãm. Doanh nghiệp có thể chọn các hoạt động phù hợp mục tiêu của mình; một chương trình không cần bao gồm đầy đủ cả bốn nhóm hoạt động.
Vì sao nên tổ chức du lịch cho nhân viên trong thời đại AI?
Khi công việc gắn nhiều với công cụ số, du lịch cho nhân viên tạo thêm thời gian gặp gỡ trực tiếp, trò chuyện ngoài nhiệm vụ hằng ngày và ghi nhận nỗ lực tập thể. Hiệu quả phụ thuộc vào cách thiết kế chương trình, mức độ phù hợp với người tham gia và sự quan tâm của doanh nghiệp sau chuyến đi.
Du lịch MICE có bắt buộc tổ chức team building không?
Du lịch MICE không bắt buộc phải có team building. Doanh nghiệp có thể kết hợp hội họp, nghỉ dưỡng, bữa ăn chung hoặc trải nghiệm địa phương theo mục tiêu. Nếu tổ chức hoạt động tập thể, nên cân nhắc sức khỏe, sở thích và lựa chọn thay thế để nhân viên tham gia thoải mái.
Làm thế nào để chuyến đi vừa gắn kết vừa có thời gian nghỉ?
Hãy xác định một mục tiêu chính, khảo sát nhu cầu của nhân viên và cân bằng thời gian hoạt động chung với thời gian tự do. Hạn chế di chuyển dày đặc, bố trí giờ nghỉ hợp lý và tránh biến toàn bộ chuyến đi thành lịch họp hoặc thi đua liên tục.
Chi phí tổ chức du lịch MICE phụ thuộc vào những gì?
Chi phí du lịch MICE phụ thuộc vào số người, điểm đến, thời điểm khởi hành, số ngày, tiêu chuẩn lưu trú, phương tiện và yêu cầu sự kiện. Khi so sánh báo giá, cần đối chiếu cùng hạng mục, bao gồm dịch vụ ăn uống, thiết bị, bảo hiểm, các khoản phát sinh và điều kiện thay đổi.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi yêu cầu tư vấn MICE?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị số người dự kiến, nơi khởi hành, khoảng thời gian có thể đi, ngân sách và mục tiêu chương trình. Đồng thời tổng hợp nhu cầu ăn uống, sức khỏe và hỗ trợ đặc biệt để đơn vị tổ chức có cơ sở đề xuất lịch trình phù hợp.
Có thể trao đổi chương trình MICE và yêu cầu tour VVIP ở đâu?
Doanh nghiệp có thể trao đổi với Cùng Đi Du Lịch – Let Me Travel về chương trình MICE. Nếu có yêu cầu tour VVIP, hãy nêu rõ tiêu chuẩn lưu trú, sự riêng tư, lịch trình và nhu cầu của khách mời để làm rõ phương án dịch vụ. Với đoàn quốc tế cần thị thực, nên trao đổi thêm về dịch vụ visa từ giai đoạn lập kế hoạch.
